Respuesta breve
En la vista de lista de oportunidades, crea un filtro con estado perdida y fecha de pérdida dentro del periodo, añade con el engranaje las columnas de ID, motivo, etapa, embudo, fechas y propietario, y exporta los resultados del filtro. Repite el filtro en la pestaña de archivo, porque las archivadas no salen en la lista principal. Necesitas permiso de exportación y solo exportas lo que puedes ver.
Comprobación clave: Suma las filas de todos los archivos y compárala con el recuento de Pipedrive para el mismo filtro.
Fuentes y límites de esta guíaPara exportar de Pipedrive las oportunidades perdidas con su motivo, etapa, fecha de cierre y propietario, filtra la vista de lista por estado perdida y por fecha de pérdida, añade esas columnas con el icono del engranaje y usa la exportación de los resultados del filtro. Después repite el filtro en la pestaña de archivo, porque las oportunidades archivadas no aparecen en la lista principal. El archivo solo es fiable cuando su recuento cuadra con lo que Pipedrive muestra para la misma población.
Define la población antes de abrir Pipedrive
Escribe en una línea qué vas a exportar, por ejemplo: «oportunidades con estado perdida y fecha de pérdida entre el 1 de julio y el 30 de septiembre, de todos los embudos, archivadas incluidas». Esa frase decide el resultado más que cualquier ajuste posterior. Si filtras por fecha de creación en lugar de fecha de pérdida, mezclarás pérdidas de otros trimestres con oportunidades que se crearon en el periodo.
Decide también qué queda fuera. Una oportunidad eliminada no es una perdida: la referencia de la API la trata como un estado distinto (deleted). Si en tu cuenta se eliminan pérdidas para «limpiar» el embudo, no aparecerán en la exportación; esa decisión se discute en la guía sobre archivar, perder o eliminar una oportunidad. Qué motivos usar y cómo interpretarlos corresponde a la guía de motivos de oportunidades perdidas; aquí solo se obtiene el dato completo.
Prepara el filtro en la vista de lista
La ayuda de Pipedrive sobre exportación de datos, consultada el 22 de octubre de 2026, describe el recorrido: abrir la vista de lista de oportunidades, aplicar un filtro (cita como ejemplo «All lost deals»), elegir columnas con el engranaje y usar la opción de exportar los resultados del filtro desde el menú «...». Exporta los campos que se muestran en ese momento.
El filtro predefinido de perdidas no limita el periodo. Crea un filtro propio con dos condiciones que deban cumplirse a la vez: estado perdida y fecha de pérdida dentro del intervalo (en la interfaz inglesa, el campo de oportunidad se llama «Lost time»). Usa fechas absolutas, no «este trimestre», para que el filtro dé el mismo resultado si lo repites la semana siguiente. Comprueba además que la vista no esté limitada a un solo embudo si quieres todos.
Columnas que debe llevar el archivo
| Columna | Para qué la necesitas | Qué comprobar en el archivo |
|---|---|---|
| ID de la oportunidad | Clave única para cruzar y detectar duplicados | Ningún ID repetido |
| Título y organización | Revisar casos concretos | Sin datos personales innecesarios para el análisis |
| Motivo de pérdida | Agrupar causas | Celdas vacías y textos libres sin normalizar |
| Fecha de pérdida | Asignar cada caso a su periodo | Mínimo y máximo dentro del intervalo filtrado |
| Fecha de cierre esperada | Comparar previsión y resultado | No confundirla con la fecha real de pérdida |
| Embudo y etapa | Saber dónde se cayó la oportunidad | Etapas con el mismo nombre en embudos distintos |
| Propietario | Analizar por vendedor o equipo | Usuarios desactivados identificados |
| Valor y moneda | Ponderar pérdidas por importe | No sumar importes de monedas distintas |
| Estado de archivo | Distinguir las filas de cada exportación | Valor coherente con la pestaña de origen |
Dos aclaraciones. La ayuda de motivos de pérdida explica que los comentarios adicionales al marcar la pérdida se guardan como una nota; y la ayuda de exportación indica que actividades, notas y archivos se exportan por separado. Si necesitas ese contexto, prepara una segunda exportación. Además, la fecha de pérdida es un campo de la oportunidad distinto de la fecha de cierre esperada: incluye ambos con su nombre exacto.
Exportar a CSV o Excel: permisos y visibilidad
Según la ayuda de exportación, solo pueden exportar los administradores globales y los usuarios con el permiso adecuado, y cada usuario exporta únicamente los datos que tiene visibles. La página de conjuntos de permisos sitúa ese permiso en los permisos globales de gestión de datos como «Export data from list views». Si la opción no aparece, pide al administrador que revise el conjunto de permisos y el grupo de visibilidad, y confirma en tu plan qué ajustes puede cambiar.
La exportación desde la lista muestra un aviso de descarga inmediata; si lo cierras, el archivo queda en Herramientas y aplicaciones, Exportar datos, Exportaciones generadas, disponible 28 días según la misma página. La sección de exportación por tipo de dato ofrece Excel (XLSX) o CSV y está limitada a administradores globales. Al abrir un CSV en una hoja de cálculo española, impórtalo indicando separador y formato decimal, y revisa la guía sobre abrir un CSV sin interpretar campos como fórmulas.
Oportunidades archivadas y propietarios desactivados
La ayuda de archivo de oportunidades indica que las archivadas conservan su estado (abierta, ganada o perdida), quedan ocultas de la mayoría de vistas de lista y de embudo, se consultan en la pestaña «Archive» de la vista de lista y pueden exportarse desde ella. Por tanto, una pérdida archivada sigue siendo una pérdida, pero no estará en tu primer archivo. Aplica el mismo filtro en esa pestaña y exporta por separado.
Con los usuarios desactivados ocurre lo contrario: no desaparecen. La página sobre qué ocurre al desactivar un usuario explica que sus oportunidades siguen en la cuenta, asignadas a esa persona, y que se puede filtrar por ellas en la vista de lista. No las reasignes antes de exportar si quieres conservar quién llevaba cada caso; marca en la hoja qué propietarios ya no están activos.
Cuando hay muchos registros: la API
Si exportas a menudo o el volumen es alto, la referencia de la API de oportunidades documenta GET /api/v2/deals con el parámetro status=lost, un filter_id para reutilizar el filtro guardado, limit de hasta 500 elementos por página y paginación con cursor. Las archivadas tienen un endpoint propio, GET /api/v2/deals/archived, y la ayuda de archivo advierte de que no salen en los endpoints de lista habituales.
Recorre todas las páginas hasta que no quede cursor, como se explica en la guía de paginación de una API, y guarda el ID como clave. Usa un token de un usuario con visibilidad suficiente y compara su recuento con el de la interfaz: la API no corrige un problema de permisos.
Ejercicio ficticio de cuadre
Una empresa ficticia quiere las pérdidas del tercer trimestre. Un administrador obtiene la referencia en Pipedrive con el filtro de estado y fecha, incluyendo archivadas. Una comercial exporta la lista principal con su usuario.
| Concepto | Oportunidades |
|---|---|
| Referencia en Pipedrive (administrador, archivadas incluidas) | 236 |
| CSV de la lista principal (usuaria comercial) | 198 |
| CSV de la pestaña de archivo, mismo filtro | 31 |
| Suma de los dos archivos | 229 |
| Diferencia frente a la referencia | 7 |
| Filas con propietario desactivado (dentro de la referencia) | 18 |
| Filas con motivo de pérdida vacío | 12 |
Cálculo: 198 + 31 = 229; 236 − 229 = 7. Las 7 restantes pertenecen a un embudo que la comercial no puede ver; el administrador las exporta y el total queda en 198 + 31 + 7 = 236. Las 18 de propietarios desactivados ya estaban dentro de esas cifras: no se suman. Las 12 sin motivo representan 12 / 236 = 5,1 % y deben figurar como «sin motivo» en el análisis, no repartirse entre las demás causas.
Comprobaciones antes de analizar
- El número de filas de todos los archivos suma el recuento de referencia de Pipedrive para el mismo filtro.
- El número de IDs distintos es igual al número de filas; si no, hay duplicados entre exportaciones.
- Las fechas de pérdida mínima y máxima caen dentro del intervalo y en la zona horaria que esperas.
- Todas las filas tienen estado perdida y ningún valor de otro estado.
- Las archivadas están identificadas y los propietarios desactivados, marcados.
- Las filas sin motivo se cuentan aparte y se anota su porcentaje.
- Guardas junto al archivo la definición del filtro, la fecha de exportación y el usuario que la hizo.
Si alguna comprobación falla, corrige el filtro o los permisos y exporta de nuevo antes de calcular nada. CallsIQ no ha exportado datos de una cuenta real para esta guía; los nombres de campos y menús pueden variar según idioma y plan.
Fuentes y límites de esta guía
Revisión documental: . Tipo de contenido: Guía documental con ejercicio original.
Las fuentes enlazadas describen las condiciones y funciones que publica cada proveedor. Los ejemplos con datos ficticios se identifican en el texto.
- exportación de datossupport.pipedrive.com
- motivos de pérdidasupport.pipedrive.com
- conjuntos de permisossupport.pipedrive.com
- archivo de oportunidadessupport.pipedrive.com
- qué ocurre al desactivar un usuariosupport.pipedrive.com
- referencia de la API de oportunidadesdevelopers.pipedrive.com
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