Respuesta breve
Migrar de Excel a un CRM exige mapear contactos, empresas y oportunidades, conservar identificadores y conciliar relaciones. Prueba una muestra y prepara retorno antes del cambio definitivo; una carga sin errores visibles no confirma que la cartera sea utilizable.
Comprobación clave: Compara registros y relaciones con la copia original y revisa rechazos y duplicados.
Fuentes y límites de esta guíaPara pasar una cartera comercial de una hoja de cálculo a un CRM, prepara una migración con campos definidos, registros conciliados y un punto de retorno. El objetivo es aceptar la cartera en el nuevo sistema, conservando las relaciones necesarias para trabajar. No se trata de importar una lista de números a un marcador telefónico.
Congela una copia de origen
Guarda una versión fechada de la hoja y acuerda cuándo dejará de editarse. Identifica qué filas son personas, empresas y oportunidades. Si una persona tiene dos presupuestos, puede necesitar un contacto y dos oportunidades; no reduzcas todo a una fila por teléfono.
Asigna un identificador de origen estable a cada entidad. Un número de fila cambia al ordenar la hoja. No uses un teléfono como identificador único si varias personas comparten la centralita de su empresa.
Mapa de campos antes de importar
| Campo de origen | Destino conceptual | Comprobación |
|---|---|---|
| persona_id | Referencia externa del contacto | Unicidad y persistencia |
| empresa_id | Relación con empresa | Empresa existente o creación controlada |
| presupuesto_id | Referencia de oportunidad | No sobrescribir otra propuesta |
| estado | Etapa comercial | Tabla de equivalencias aprobada |
| responsable | Usuario propietario | Cuenta activa y correspondencia |
| próxima_fecha | Tarea o campo acordado | Formato y zona horaria |
Este mapa es una plantilla original; no representa nombres de columnas de una API. Completa el mapeo real con la documentación y una muestra del CRM. Los campos vacíos deben conservar su significado: «sin importe confirmado» no es una venta de cero euros.
Qué comprobar si eliges Riibase
Riibase afirma admitir importaciones CSV y Excel en la sección de preguntas de su web oficial. Su página de CRM presenta contactos, oportunidades y etapas personalizables. Esa descripción no documenta todos los requisitos del importador.
Solicita su plantilla actual y confirma tipos de entidades, campos obligatorios, límites de lote y reglas de actualización. Pregunta específicamente si puedes conservar referencias externas y relaciones entre contactos y oportunidades. No contrates basándote solo en la frase «importación CSV».
Ensayo con una muestra ficticia
- Prepara diez contactos de prueba y seis oportunidades, incluyendo una persona con dos propuestas.
- Incluye un responsable ausente, una fecha ambigua y una relación de empresa inexistente.
- Importa en un entorno acordado y guarda filas aceptadas, rechazadas y modificadas.
- Revisa las seis oportunidades y sus contactos, responsables y próximas acciones.
- Reimporta una fila corregida y comprueba si actualiza o duplica.
CallsIQ no ha ejecutado este ensayo en Riibase. El lote ficticio exige observar el comportamiento antes de utilizar clientes reales.
Conciliación y cambio definitivo
Ejemplo inventado: 120 contactos de origen producen 116 altas y cuatro rechazos. La suma concilia, pero todavía falta reparar los rechazos y revisar las relaciones. Si aparecen 119 altas y cuatro rechazos, investiga el desfase antes de continuar.
Durante el cambio, registra quién añade nuevas operaciones y dónde. Conserva la copia de origen con acceso limitado hasta completar la aceptación y el plazo acordado. Decide de antemano cómo retirar el lote si el importador falla; borrar toda la cuenta no es un procedimiento de retorno adecuado.
Fuentes y límites de esta guía
Revisión documental: . Tipo de contenido: Guía documental con recurso original.
Las fuentes describen condiciones y funciones declaradas por sus responsables. Los protocolos propuestos y los ejemplos ficticios no acreditan pruebas de producto realizadas por CallsIQ.
- web oficialwww.riibase.com
- página de CRMwww.riibase.com
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