Respuesta breve
Antes de la demo, reparte 100 puntos de peso entre requisitos como numeración española, números dinámicos, Google Ads y GA4, CRM, grabación con consentimiento, ubicación de los datos, exportación y coste. Puntúa cada uno de 0 a 3 según la evidencia: documentado, demostrado o recogido por escrito. Un requisito imprescindible por debajo de 2 bloquea la contratación aunque el total sea el más alto.
Comprobación clave: Comprueba que los pesos suman 100 y que cada nota se apoya en una evidencia o cláusula escrita.
Fuentes y límites de esta guíaPara evaluar un software de call tracking en España antes de contratarlo, convierte tus necesidades en una lista de requisitos con pesos, pide una demo guiada con tu web y tus números, y reserva las notas altas para lo que el proveedor demuestre o deje por escrito. La «mejor solución» no existe en abstracto: existe el proveedor que cumple tus requisitos imprescindibles con un coste y unas condiciones de salida que puedes asumir.
No es un ranking de herramientas. Si todavía dudas entre medir atribución o contratar telefonía, decide primero la categoría con la guía call tracking o centralita virtual. Si necesitas una cifra de presupuesto por volumen, usa la comparación de costes de call tracking; y si tus finalistas son Nimbata y WhatConverts, la comparativa entre ambos ya recoge sus diferencias documentadas. Aquí se evalúa un proveedor concreto durante una demo, sea cual sea su marca, y que el software esté alojado en la nube no te exime de comprobar nada de lo que sigue.
Plantilla de requisitos con pesos
Reparte 100 puntos de peso entre los requisitos antes de ver ninguna demo. Si fijas los pesos después, tenderás a premiar lo que el comercial enseñó mejor. Marca además qué requisitos son imprescindibles: un imprescindible que falla bloquea la contratación aunque la suma total sea alta.
| Requisito | Qué deben demostrar en la demo | Peso orientativo | Evidencia que cuenta |
|---|---|---|---|
| Numeración española local y móvil | Alta de un número geográfico de tu provincia y, si lo necesitas, móvil; documentos que exigen | 15 | Número activo en la cuenta de prueba o condiciones por escrito |
| Números dinámicos (DNI) | Sustitución del número en tu web de pruebas y tamaño de pool recomendado para tu tráfico | 15 | Visita de prueba con número asignado y llamada registrada con su sesión |
| Google Ads y GA4 | Una llamada de prueba que llega como conversión a Google Ads y como evento a GA4 | 15 | Conversión y evento visibles con su hora y origen |
| CRM | La llamada crea o actualiza la ficha correcta sin duplicarla | 10 | Ficha de prueba con la actividad asociada |
| Grabación y transcripción con consentimiento | Aviso previo configurable, desactivación por número y localización de una grabación concreta | 10 | Configuración mostrada y procedimiento escrito |
| Ubicación de los datos | Región de alojamiento, subencargados y transferencias internacionales | 10 | Contrato de encargo y lista de subencargados |
| Exportación al cancelar | Exportación de llamadas, grabaciones y transcripciones, y plazo de acceso tras la baja | 10 | Archivo exportado en la demo y cláusula de salida |
| Coste por número y por minuto | Unidad de cobro, mínimos, moneda e impuestos | 15 | Oferta con desglose para tu volumen |
Los pesos son un punto de partida para una pyme que invierte en Google Ads. Lo que no debe cambiar es la suma: 100.
Cómo conducir la demo guiada
Envía los escenarios con antelación y pide que se ejecuten en directo sobre tu web de pruebas, no en una cuenta de demostración.
- Visita desde un anuncio de prueba o con un parámetro de campaña: el número mostrado cambia y la llamada queda unida a esa visita. Si el pool parece pequeño, contrástalo con la guía para dimensionar un pool de números dinámicos.
- Visita sin aceptar cookies de medición: qué número se muestra y qué se registra.
- Llamada al número geográfico desde un móvil: duración, grabación con aviso previo y transcripción.
- Envío a Google Ads: pregunta qué tipo de conversión usa. La documentación de Google distingue llamadas desde anuncios, llamadas a un número del sitio web, clics en el número e importación de conversiones registradas en otro sistema, y los números de desvío de Google son necesarios para algunas de ellas (seguimiento de conversiones de llamadas en Google Ads).
- Actividad en el CRM: la misma persona llama dos veces y no aparecen dos fichas.
- Exportación: el proveedor descarga en tu presencia las llamadas del periodo de prueba.
Escala de puntuación
Puntúa con evidencias, no con impresiones:
- 0: no cumple o no lo pudieron enseñar ni documentar.
- 1: aparece en la documentación pública o requiere otro plan, pero no se demostró.
- 2: demostrado en la demo con tus escenarios.
- 3: demostrado y recogido por escrito en la oferta o el contrato.
La puntuación ponderada de cada requisito es peso × nota. El máximo posible es 100 × 3 = 300 puntos. Regla de bloqueo: un requisito imprescindible con nota inferior a 2 impide adjudicar, sin importar el total.
Ejemplo ficticio con tres proveedores
Una clínica ficticia de fisioterapia en Sevilla evalúa tres proveedores anónimos, A, B y C. Considera imprescindibles la numeración española, Google Ads y GA4, y la exportación. Las notas son inventadas para ilustrar el cálculo.
| Requisito | Peso | Nota A | Nota B | Nota C | A ponderado | B ponderado | C ponderado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Numeración española | 15 | 3 | 2 | 3 | 45 | 30 | 45 |
| Números dinámicos | 15 | 2 | 3 | 2 | 30 | 45 | 30 |
| Google Ads y GA4 | 15 | 3 | 3 | 1 | 45 | 45 | 15 |
| CRM | 10 | 2 | 3 | 2 | 20 | 30 | 20 |
| Grabación y transcripción | 10 | 2 | 1 | 3 | 20 | 10 | 30 |
| Ubicación de los datos | 10 | 1 | 2 | 3 | 10 | 20 | 30 |
| Exportación al cancelar | 10 | 2 | 1 | 3 | 20 | 10 | 30 |
| Coste por número y minuto | 15 | 2 | 3 | 2 | 30 | 45 | 30 |
| Total | 100 | 220 | 235 | 230 |
Sobre 300 puntos, A obtiene 220 (73,3 %), B 235 (78,3 %) y C 230 (76,7 %). B gana en la suma, pero tiene un 1 en exportación, que es imprescindible: solo lo documenta, no lo demostró. C tiene un 1 en Google Ads y GA4. A es el único que supera hoy todos los bloqueos.
La decisión correcta no es contratar A de inmediato, sino pedir a B que demuestre la exportación. Si lo hace y obtiene un 2, su total sube a 235 + 10 = 245 puntos (81,7 %) y pasa a ser el candidato con mejor puntuación que no está bloqueado.
Preguntas que deben quedar por escrito
- Numeración: qué tipos de número español ofrecen, en qué provincias, con qué documentos y en qué plazo. WhatConverts anunció en noviembre de 2024 números de España con más de 200 prefijos y precios para agencias desde 2 dólares por número y 0,05 dólares por minuto (anuncio de WhatConverts); pide el precio vigente en euros y si incluye móviles.
- Unidad de cobro: no todos cobran por minuto. La página de Nimbata para España indica tarifa por llamada contestada, con un ajuste si la duración media por destino supera 3,5 minutos, y muestra los importes en dólares (precios de Nimbata para España). Pide la factura simulada de un mes con tu volumen, en euros y con IVA.
- Exportación: Nimbata documenta la descarga de la actividad en Excel o CSV con las columnas seleccionadas en la vista actual (exportación de actividad de llamadas); el artículo no dice que incluya grabaciones. Pregunta cómo se descargan audios y transcripciones y durante cuántos días tras la baja. La lista completa está en la guía sobre qué exportar antes de cancelar.
- Grabaciones y derechos: en un procedimiento de 2025 la AEPD apercibió a una empresa por no atender el acceso a grabaciones de llamadas, que había borrado tras la solicitud, y recordó que la voz grabada forma parte de los datos a los que da acceso el RGPD (resolución de la AEPD, expediente EXP202520593). Pide que te muestren cómo localizar y entregar la grabación de una persona concreta y cómo se fija el plazo de conservación.
- Datos: región de alojamiento, subencargados, transferencias fuera del Espacio Económico Europeo y contrato de encargo del tratamiento.
Las condiciones de WhatConverts y Nimbata se consultaron el 22 de octubre de 2026 y solo ilustran qué preguntar; no son una oferta para tu cuenta.
Verificación antes de firmar
- Los pesos suman 100 y se fijaron antes de la primera demo.
- Cada nota tiene una evidencia: captura, archivo exportado, documento o cláusula.
- Ningún requisito imprescindible tiene nota inferior a 2 en el proveedor elegido.
- Recalcula la tabla con la oferta final: si una respuesta escrita contradice la demo, manda la escrita.
- Haz una llamada de prueba tras el alta y comprueba que aparece en Google Ads, GA4 y el CRM con el mismo origen.
Fuentes y límites de esta guía
Revisión documental: . Tipo de contenido: Guía documental con recurso original.
Las fuentes enlazadas describen las condiciones y funciones que publica cada proveedor. Los ejemplos con datos ficticios se identifican en el texto.
- seguimiento de conversiones de llamadas en Google Adssupport.google.com
- anuncio de WhatConvertswww.whatconverts.com
- precios de Nimbata para Españawww.nimbata.com
- exportación de actividad de llamadashelp.nimbata.com
- resolución de la AEPD, expediente EXP202520593www.aepd.es
Fuentes oficiales, cálculos explicados y ejemplos identificados. Consulta la metodología y el uso de IA en la redacción.