Respuesta breve
Configura el horario telefónico con calendario habitual, excepciones, festivos y una ruta de cierre real. En Aircall y CloudTalk confirma qué regla tiene prioridad para cada número y usa mensajes que describan la atención disponible.
Comprobación clave: Prueba los límites horarios y las fechas excepcionales con la zona correcta.
Fuentes y límites de esta guíaConfigura primero el horario habitual, después las excepciones de fechas y finalmente la ruta de cierre. La centralita debe saber qué hacer en cada momento, incluidos festivos locales, vacaciones y pausas del equipo. Un calendario sin destino de salida puede enviar llamadas a una ruta vacía.
El horario del número no siempre coincide con el del equipo que lo atiende. Un fijo de una ciudad puede estar atendido desde otra zona horaria; lo que importa para el reparto es la cobertura contratada y publicada.
Prepara un calendario operativo
| Situación | Regla | Destino de ejemplo |
|---|---|---|
| Día habitual | Franja semanal de apertura | Equipo de atención |
| Pausa sin cobertura | Fuera de la franja abierta | Buzón con mensaje de reapertura |
| Festivo local | Excepción de fecha completa | Mensaje de cierre o guardia real |
| Horario reducido | Excepción con horas específicas | Atención solo durante esas horas |
| Vacaciones | Periodo excepcional y revisión de regreso | Equipo sustituto o canal alternativo |
Asigna quién revisa el calendario y quién confirma la cobertura. Una guardia en el editor no sirve si nadie ha aceptado atenderla. Marca también una fecha de revisión para retirar excepciones caducadas.
Aircall: separa horas habituales y fechas especiales
El widget Time Rule define franjas y zona horaria; las llamadas fuera de ellas siguen su rama alternativa. Aircall explica estos campos en su guía de Time Rule. Revisa expresamente la rama «At any other time».
Las fechas especiales se gestionan con Date Rule. Su guía de fechas especiales detalla cómo crearlas y vincularlas al número. El flujo recomendado documentado sitúa la regla de fecha antes de la regla semanal, para evaluar primero la excepción. Consulta la configuración conjunta de horarios y festivos.
Tras guardar, comprueba si el flujo requiere publicación. Una pantalla con el horario correcto puede mostrar una edición que todavía no está activa.
CloudTalk: revisa la prioridad de cada número
CloudTalk permite horario de empresa y horario por número. El específico del número sustituye al global. Las excepciones de una fecha reemplazan el horario normal de ese día; no se limitan a restarle unas horas. Su calendario nacional no incorpora todos los festivos regionales o locales de España. Fuente: horarios y excepciones de CloudTalk.
Por tanto, revisa cada número con reglas propias. Si cambias la empresa a horario de verano, un número que tiene configuración individual puede seguir atendiendo con otro calendario.
Ejemplo ficticio: la atención habitual es de 9:00 a 18:00 y un día solo habrá cobertura de 10:00 a 12:00. Define y prueba esa excepción como una jornada completa con apertura reducida. No presupongas que se sumará a las horas habituales.
Escribe mensajes que describan la atención real
Has llamado a [empresa]. Nuestro horario de atención es [días y horas, con zona si hace falta]. Hoy [fecha o motivo] tenemos un horario especial. Puedes [dejar un mensaje o utilizar el canal realmente disponible].
No ofrezcas una devolución inmediata si el equipo vuelve varios días después. Un mensaje genérico «te atenderemos enseguida» puede continuar sonando durante vacaciones si no forma parte de la rama correcta.
Comprueba que las fechas y horarios publicados en la web coinciden con lo que escucha el cliente. Si existe un canal urgente, limita la ruta a los casos que ese equipo puede atender.
Prueba los límites del calendario
- Un momento dentro de una franja normal.
- Un momento justo antes de abrir y después de cerrar.
- La pausa entre dos franjas del mismo día.
- Una excepción de jornada reducida.
- Un festivo local añadido manualmente.
- Un número con horario individual y otro con horario global.
Utiliza funciones de simulación si el proveedor las ofrece o prepara una excepción controlada en un número de ensayo. Evita cambiar el reloj de un equipo de producción para probar el calendario. Guarda la zona horaria seleccionada y el resultado.
Mantén horarios, guardias y publicidad coordinados
Programa una revisión antes de vacaciones y cuando cambien turnos o sedes. Decide quién revisará los mensajes acumulados al regresar; la configuración temporal debe tener un responsable de seguimiento.
La centralita organiza el destino de las llamadas que llegan. Si necesitas adaptar también cuándo se muestran anuncios orientados a llamar, sigue la guía de programación de Google Ads. Si ya hay pendientes, utiliza el procedimiento de devolución.
Fuentes y límites de esta guía
Revisión documental: . Tipo de contenido: Procedimiento documental.
Las fuentes describen condiciones y funciones declaradas por sus responsables. Los protocolos propuestos y los ejemplos ficticios no acreditan pruebas de producto realizadas por CallsIQ.
- guía de Time Rulesupport.aircall.io
- guía de fechas especialessupport.aircall.io
- configuración conjunta de horarios y festivossupport.aircall.io
- Fuente: horarios y excepciones de CloudTalkhelp.cloudtalk.io
Consulta las condiciones actuales
Valora estas opciones si resuelven el problema descrito. Confirma funciones, límites y contratación en tu país.
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