Respuesta breve
La conservación de grabaciones requiere un inventario de audios y copias, finalidad definida y responsables de revisar o eliminar. Comprueba el borrado real en cada sistema; que desaparezca un enlace no demuestra que se haya eliminado el archivo.
Comprobación clave: Documenta excepciones y pruebas de eliminación sin conservar datos que ya no necesitas.
Fuentes y límites de esta guíaPara organizar la conservación de grabaciones, identifica dónde están los audios y sus copias, define para qué se necesitan y establece quién revisa su conservación o eliminación. Después comprueba cómo ejecuta el borrado cada proveedor y registra el resultado. Que un enlace deje de funcionar no demuestra que el archivo haya sido eliminado.
La AEPD recuerda los principios de limitación de finalidad, minimización y limitación del plazo de conservación. La regla operativa debe responder al tratamiento real y a las obligaciones aplicables. Esta plantilla no establece un número de días válido para todas las llamadas. Principios del tratamiento de datos personales.
Haz un inventario de todas las ubicaciones
Empieza por una llamada controlada y sigue su recorrido: plataforma telefónica, CRM, transcripción, notas, archivo exportado y cualquier almacenamiento autorizado adicional. Anota qué es una copia del contenido y qué es únicamente una referencia a un archivo remoto.
Revisa también descargas hechas por el equipo. Un audio borrado en la centralita puede seguir existiendo en una carpeta compartida. La transcripción conserva contenido de la conversación aunque se retire la voz.
| Ubicación | Qué identificar | Quién comprueba la eliminación |
|---|---|---|
| Proveedor de telefonía | Audio y referencia de llamada | Administrador o soporte según función |
| CRM | Archivo adjunto, transcripción o enlace | Responsable de ese sistema |
| Almacenamiento autorizado | Copias descargadas y nombres de archivo | Responsable de almacenamiento |
| Procesador adicional | Contenido enviado para otra función | Responsable del tratamiento con el proveedor |
Esta matriz es un inventario original. Completa únicamente los sistemas que existen en tu empresa. No crees nuevas copias para facilitar un control que puede hacerse mediante referencias.
Define reglas por finalidad y una revisión de excepciones
Para cada uso autorizado, escribe qué necesidad justifica conservar el audio, cuánto tiempo se ha aprobado y qué ocurre al finalizar. Añade quién revisa la regla. La capacidad de almacenamiento incluida en un plan no determina el plazo que necesita tu empresa.
| Finalidad de ejemplo | Criterio que debes concretar | Control de salida |
|---|---|---|
| Formación autorizada | Periodo necesario para el ejercicio aprobado | Revisión de audio, transcripción y copias |
| Seguimiento de una consulta | Necesidad de conservar esa conversación | Revisión al terminar el uso previsto |
| Caso con obligación de conservación | Fundamento aplicable y alcance concreto | Revisión de la excepción por la persona autorizada |
| Exportación para un uso temporal | Responsable y fin de ese uso | Eliminar la copia cuando corresponda |
Registra las excepciones de forma limitada y con fecha de revisión. Si una grabación requiere conservarse por un motivo específico, identifica esa grabación y el alcance necesario. Evita que una excepción mantenga indefinidamente todo el archivo telefónico.
Comprueba las funciones reales de borrado
CloudTalk indica que no ofrece una opción de autoservicio para eliminar grabaciones en bloque. Su guía remite a soporte para revisar las opciones de retirada. Pregunta cómo identificar el conjunto, qué confirmación recibirás y cómo se tratan las copias del proveedor. Gestión de grabaciones en CloudTalk.
Aircall advierte que borrar un número inutiliza enlaces asociados, mientras algunas grabaciones pueden seguir conservadas según el plan. Es una diferencia entre acceso y eliminación que debes comprobar. Borrar el número tampoco es un procedimiento adecuado para limpiar audios si necesitas mantener el servicio. Efectos de borrar un número de Aircall.
Pide una explicación de eliminación selectiva, plazos de ejecución y tratamiento de respaldos en tu contrato. Si la herramienta necesita intervención de soporte, incluye ese tiempo en el procedimiento. No documentes como automático un borrado que tu cuenta no puede ejecutar.
Un procedimiento de eliminación verificable
- Selecciona las referencias que han cumplido su regla de conservación.
- Revisa las excepciones autorizadas antes de ejecutar cambios.
- Confirma el alcance: audios, transcripciones, adjuntos y copias correspondientes.
- Ejecuta la función disponible o solicita el trabajo al proveedor.
- Registra solicitud, responsable y confirmación de ejecución.
- Comprueba el resultado en los sistemas incluidos.
- Marca por separado lo pendiente, como una respuesta de soporte o una copia no revisada.
Para ensayar el procedimiento, utiliza contenido de prueba sin información de clientes. Verifica primero el alcance con la persona autorizada. La comprobación de eliminación no debe exigir conservar otra copia del contenido que se pretende retirar.
Qué evidencia conservar del control
Una ficha puede recoger referencia interna, regla aplicada, sistemas revisados, fecha, ejecutor y confirmación. Limita esa evidencia a lo necesario para demostrar el control. Guardar la conversación completa «para acreditar que se borró» contradice el resultado previsto.
Revisa el inventario cuando añadas una integración o cambie el contrato. Mantén coordinado este ciclo con los permisos de acceso. Si el proyecto termina, utiliza además el procedimiento específico de salida de la herramienta para identificar qué datos debes conservar legítimamente y cuáles deben retirarse.
Fuentes y límites de esta guía
Revisión documental: . Tipo de contenido: Plantilla operativa documental.
Las fuentes describen condiciones y funciones declaradas por sus responsables. Los protocolos propuestos y los ejemplos ficticios no acreditan pruebas de producto realizadas por CallsIQ.
- Principios del tratamiento de datos personaleswww.aepd.es
- Gestión de grabaciones en CloudTalkhelp.cloudtalk.io
- Efectos de borrar un número de Aircallsupport.aircall.io
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